Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından başlatılan e-dönüşüm süreciyle işletmelerin mali süreçlerine yönelik birçok değişiklik hayata geçti. e-Fatura ise bu değişikliklerden en önemlisi olarak öne çıkar.
İşletmelerin dijital dönüşümüne yönelik süreç uzun zamandır devam etse de yeni kurulan işletmelerle birlikte hala dönüşüm sürecini tamamlamamış olanlar için e-fatura sistemi merak konusudur. “e-Fatura nedir?” sorusuna dijital ortamda düzenlenip gönderilen, matbu faturaların dijital versiyonudur şeklinde yanıt vermek mümkündür. E-fatura sisteminin avantajlarını, düzenleme yöntemlerini ve nasıl iptal edileceğini öğrenelim.
e-Faturanın Öne Çıkan Avantajları
Bugün birçok işletme için e-fatura ve e-arşiv kullanımı bir zorunluluk olsa da işletmeler e-faturanın avantajları nedeniyle gönüllülük esasıyla da dijitalleşme sürecine dahil oluyor. e-Fatura uygulamasının işletmeler için başlıca faydaları şunlardır:
· Faturalandırma sürecine yönelik maliyetleri düşürür. Kağıt ve mürekkep masraflarının yanı sıra faturaların iletilmesi için harcanan kargo maliyetleri ve arşivlemeye yönelik maliyetler ortadan kalkar.
· Fatura düzenleme sürecini hızlandırır. Çoğu zaman satış sonrası otomatik olarak fatura düzenlenmesi sağlanabilir.
· Faturaların kısa sürede karşı tarafa iletilmesinin de etkisiyle tahsilat süreci hızlanır.
· Faturaların arşivlenmesi ve ihtiyaç halinde ulaşılması çok daha pratikleşir.
· Mali süreçlerde yasal uyumluluk elde edilir.
e-Fatura Düzenleme Yöntemleri
Birçok işletme dijitalleşme sürecine adım atmış olsa da “e-Fatura nasıl kesilir?” sorusunun yanıtı halen en çok merak edilenler arasında yer alır. e-Fatura düzenleyebilmek için tercih edebileceğiniz iki farklı yöntem bulunur. Faturalarınızı doğrudan GİB Portal üzerinden veya özel entegratör uygulamalar üzerinden düzenleyebilirsiniz.
GİB Portal ile e-fatura ve e-arşiv vergilerinizi herhangi bir aracıya ihtiyaç duymadan ücretsiz bir şekilde düzenleyebilirsiniz. Ancak ihtiyaç anında destek alma imkanının olmaması, kesilen faturaların alıcıya doğrudan iletilmemesi, faturaların sadece 6 ay saklanması gibi sınırlamalar işlem yoğunluğu yüksek işletmeler için GİB Portalı ideal bir seçenek olmaktan çıkabilir.
Özel entegratörler ise GİB onaylı kuruluşlardır. Tüm yasal düzenlemeleri sizin için takip eden özel entegratörler ile kolay bir şekilde yasal yükümlülüklerinizi yerine getirebilirsiniz. Kontör sistemiyle çalışan özel entegratörler üzerinden GİB’e bildirim gerçekleştirdiğiniz her bir işlem için ek maliyet oluşur. Ancak farklı cihazlarda sorunsuz çalışma, gerektiğinde müşteri hizmetleri desteği alabilmek ve düzenlenen belgelerin uzun yıllar boyunca güvenle saklanması gibi artıları maliyetlerin kabul edilebilir olmasını sağlar.
e-Fatura İptali Nasıl Yapılır?
e-Fatura düzenleme sürecinde çoğunlukla insan kaynaklı hataları minimize eden muhasebe çözümleri kullanılsa da zaman zaman hataların gerçekleşmesi de mümkündür. Ürün tutarı, adedi, KDV oranının hatalı yazılması gibi durumlarda e-fatura iptal işleminin gerçekleştirilmesi gerekebilir. Bu aşamada fatura iptal işlemini e-fatura ve e-arşiv iptal işlemi olmak üzere iki farklı başlık altında ele almak daha doğru olacaktır.
Satış sonrasında e-fatura mükellefi olan taraflar için e-fatura düzenlenir. Bu faturalar, temel e-fatura ve ticari e-fatura olmak üzere iki farklı türdedir. Temel e-fatura doğrudan alıcıya yönelik düzenlenir ve gerekli görüldüğünde GİB e-fatura iptal portalı üzerinden fatura iptal edilebilir. Ticari e-faturalarda ise alıcının 8 gün içerisinde faturaya itiraz etme ve reddetme hakkı bulunur.
e-Fatura mükellefi olmayan müşterilere ise e-arşiv fatura düzenlenir. Temel ve ticari e-faturaya göre e-arşiv faturaların iptali çok daha kolaydır. GİB Portal ya da entegrasyon uygulamaları sayesinde e-arşiv fatura iptali gerçekleştirebilirsiniz. e-Arşiv sistemiyle entegre muhasebe yazılımlarında ve GiB Portal’da e-arşiv fatura iptali için doğrudan ilgili faturayı bularak işleminizi gerçekleştirebilirsiniz. Dikkat etmeniz gereken nokta ise iptal işleminin 7 gün içerisinde yapılması gerektiğidir. Bu süreyi aşan durumlarda iade faturası keserek çözüm üretebilirsiniz.
e-Fatura düzenleme ve iptal etme işlemlerini özel entegratörler üzerinden gerçekleşmek işletmelere hem zaman tasarrufu hem de muhasebe süreçlerinin kolay yönetimi açısından fayda sağlar. Siz de Orka Muhasebe Programı ile faturalandırmaya dair tüm süreçlerinizi tek bir noktadan yöneterek verimli hale getirebilirsiniz.
